Episod 2
Apa Amanat KSU?
Apa Amanat KSU?
Sahabat handai KPKKW...! Terlalu banyak yang saya pelajari dan terlalu banyak kenangan manis yang saya alami walaupun hanya setahun bertugas di kementerian ini. Di ruang yang sempit ini, saya perikan sedikit cebisan kisah yang banyak memberi pengajaran kepada saya. Kisah-kisah manis yang lain saya simpan untuk kenangan peribadi.
Cebisannya kisahnya begini …
Sebagai orang Nombor 1 dalam Kementerian, dia menggalas tugas dan tanggung jawab yang berat. Lebih-lebih lagi Kementerian ini mempunyai 11 jabatan di bawahnya yang mempunyai peranan dan fungsi yang berlainan. Jabatan-jabatan tersebut ialah, Jabatan Perpaduan Negara, Jabatan Kebudayaan dan Kesenian Negara, Istana Budaya, Jabatan Warisan Negara, Perpustakaan Negara, Muzium Negara, Arkib Negara, FINAS, Kraftangan Malaysia, Balai Seni Lukis Negara dan ASWARA. Bilangan pegawai dan kakitangan di Kementerian ini, termasuk agensi-agensi di bawahnya di seluruh negara, dianggarkan 5,000 orang.
Dia bersyukur kerana di Kementerian ini dia mempunyai Ketua-ketua Pengarah yang berpengalaman dan telah lama berkhidmat di Jabatan masing-masing. Sebahagian besar mereka adalah dalam Gred Jusa B dan Jusa C manakala hanya sebilangan kecil masih dalam Gred 54.
Dia bersyukur kerana di Kementerian ini dia mempunyai Ketua-ketua Pengarah yang berpengalaman dan telah lama berkhidmat di Jabatan masing-masing. Sebahagian besar mereka adalah dalam Gred Jusa B dan Jusa C manakala hanya sebilangan kecil masih dalam Gred 54.
 |
| Pegawai pengurusan Tertinggi KPKKW, 2008 Bangunan Sultan Abdul Samad |
Jam 2.00 petang, dia diiringi kedua-dua Timbalan Ketua Setiusaha, Dato’ Mohamed Daud dan Datuk Azmal Mohd. Nazir melangkah masuk ke dalam bilik mesyuarat dan terus mengambil tempat duduk Pengerusi. Setelah membetulkan duduknya, dia memberi senyuman kepada semua pegawai di hadapannya dan menghalakan pandangannya kepada semua pegawai dari bahagian kiri ke kanan meja mesyuarat yang memanjang berbentuk ‘U’ dengan deretan tangkai-tangkai pemegang pembesar suara di atasnya.
Harapannya ialah untuk mendapatkan ‘eye contact’ daripada semua pegawai sebelum memulakan mesyuarat. Tetapi dia hairan kerana dia hanya berjaya mendapat ‘eye contact’ daripada hanya beberapa orang pegawai sahaja manakala kebanyakan yang lain hanya duduk terpaku, memandang ke hadapan atau menundukkan kepala tanpa menoleh kepadanya.
Bilik mesyuarat ini ganjil..!
“Bilik mesyuarat ini ganjil!” bisik hati kecilnya. “Mengapa mereka begitu? Aku akan cari jawapannya,” bisik hati kecilnya.
 |
| Mesyuarat Pengurusan KSU |
 |
| Mesyuarat bersama YB Menteri |
“Mereka kelihatan seperti takut. Kenapa mereka takut?” bisik hatinya.
“Saya suka suasana dalam bilik mesyuarat ini, tenang, sunyi dengan wajah semua pegawai yang serius, membayangkan betapa sibuknya tuan-tuan dan puan-puan dengan tugas harian. Sampai tak sempat nak senyum!” katanya. “Tetapi, kalau beginilah keadaan serius mesyuarat, saya fikir, saya tidak berani nak adakan Mesyuarat Pengurusan setiap minggu. Sebab, saya takut dapat sakit jantung..!” katanya, tersenyum, diikuti beberapa pegawai dalam bilik mesyurat yang mulai mahu tersenyum.
“Saya suka suasana dalam bilik mesyuarat ini, tenang, sunyi dengan wajah semua pegawai yang serius, membayangkan betapa sibuknya tuan-tuan dan puan-puan dengan tugas harian. Sampai tak sempat nak senyum!” katanya. “Tetapi, kalau beginilah keadaan serius mesyuarat, saya fikir, saya tidak berani nak adakan Mesyuarat Pengurusan setiap minggu. Sebab, saya takut dapat sakit jantung..!” katanya, tersenyum, diikuti beberapa pegawai dalam bilik mesyurat yang mulai mahu tersenyum.
“Tuan-tuan! Saya lebih suka mengambil pendirian terbuka. Serius tetapi seronok bekerja. Kita harus bangga dengan kejayaan kita. Pada masa yang sama, kita tidak harus takut dan sembunyikan kesilapan dan kelemahan kita,” katanya. “Kita ada ramai rakan untuk membantu,” katanya lagi.
Kenapa perlu takut?
“Kenapa perlu takut? Saya bukan kucing jantan yang ada kuku tajam yang akan menerkam tuan-tuan, sekiranya tuan-tuan buat salah. Kerja saya bukan nak mencari kesalahan tuan-tuan,” katanya berseloroh, diikuti dengan gelak ketawa kecil pegawai-pegawai. “Peranan saya di sini adalah untuk memandu dan membantu,” katanya. Dia mula melihat pegawai-pegawai mula menarik nafas lega, mengangkat muka, memandangnya dan mengamati kata-katanya.
 |
| Mesyuarat Pengurusan YB Menteri |
Mesyuarat Pengurusan hanya 2 jam...!
“Seperkara yang saya nak jelaskan, fungsi Mesyuarat Pengurusan adalah untuk mendengar cadangan dan membuat keputusan. Oleh itu, saya mahu supaya Mesyuarat Pengurusan ini dijalankan selama 2 jam sahaja,” katanya, diikuti dengan suara berbisik pegawai-pegawai di dalam bilik mesyuarat.
“Dr.! Boleh saya mencelah?” tanya Dato’ Sidek, Ketua Pengarah Arkib Negara. “Silakan!” jawabnya. “Saya fikir dengan 11 jabatan di bawah Kementerian, kita tidak boleh habis mesyuarat dalam masa 2 jam! Biasanya kami bermesyuarat sampai lanjut petang. Dan kadangkala sampai malam!” jelas Dato’ Sidek, diikuti dengan reaksi pegawai-pegawai yang mula berani tertawa dan berkata-kata sesuatu.
 |
| Mesyuarat Pengurusan KSU di Arkib Negara |
Peluang ini diambil untuk memecahkan keadaan senyap dan sifat tidak ‘friendly’ di kalangan pegawai-pegawai sebelum ini. “Saya setuju dengan cadangan Dato’ Sidek! Tetapi dengan syarat! You kena belanja makan malam semua pegawai yang hadir mesyuarat!” katanya, dikuti dengan suara gemuruh dan gelak ketawa pegawai-pegawai. “Macam mana? Boleh?” dia bertanya, berseloroh. “Boleh! Tapi sekali sahajalah. Tak bolehlah tiap-tiap minggu mesyuarat, saya kena belanja makan malam!” jawab Dato’ Sidek, dengan gelak ketawa rakan-rakan yang lain.
Mesyuarat Pengurusan untuk dengar cadangan dan buat keputusan
“Seperti yang saya kata, mesyuarat ini adalah untuk mendengar cadangan dan membuat keputusan. Benar, kita mempunyai 11 agensi. Oleh itu, tuan-tuan mempunyai masa 5 minit untuk pembentangan dan 5 minit lagi untuk pertanyaan, sekiranya ada, sebelum sesuatu cadangan diputuskan. Oleh itu, saya mahu, sebelum dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan, semua cadangan hendaklah dikaji dengan terperinci setiap aspek di peringkat Jabatan. Sekiranya ada laporan, ia hendaklah dikemukakan sehari sebelum mesyuarat dan mempunyai Ringkasan Eksekutif. Saya juga mahu, semua pegawai mesti membaca dan meneliti semua laporan sebelum menghadiri mesyuarat,” katanya.
 |
| Mesyuarat dengan agensi luar |
‘Micromanage’
“Saya faham, tuan-tuan adalah profesional dalam bidang-bidang berkaitan dan pengurusan di agensi masing-masing. Oleh itu, sebagai KSU, saya tidak akan melakukan ‘micromanage’ dalam pengurusan agensi tuan-tuan, kecuali jika diperlukan. Tugas saya adalah melihat perspektif yang lebih luas, melibatkan arah tuju dan strategi bagi mencapai matlamat keseluruhan Kementerian,” katanya lagi.
Pengerusi tidak buat keputusan
Pengerusi tidak buat keputusan
“Seperkara lagi, sebagai Pengerusi mesyuarat, saya tidak akan membuat keputusan.” Semua pegawai terdiam dan semua mata dalam bilik mesyuarat bertumpu ke arahnya. “Tuan-tuan yang akan membuat keputusan secara kolektif, bukan saya! Hanya jika mesyuarat tidak dapat membuat keputusan atau saya ada teguran, baharulah Pengerusi akan buat keputusan,” katanya lagi.
Rakan mesti dibantu
“Saya faham, tuan-tuan mempunyai tugas dan peranan agensi yang berbeza. Dan saya maklum, tuan-tuan adalah profesional dalam bidang masing-masing. Tetapi itu tidak bermakna tuan-tuan mempunyai sebab untuk tidak mahu tahu dan tidak membantu rakan-rakan lain. Kita mesti ingat. Kita berkerja secara pasukan. Sebab itulah kita adakan Mesyuarat Pengurusan!
Kita mesti ingat, walau setinggi mana kejayaan sesebuah agensi yang tuan-tuan terajui, sedangkan agensi-agensi lain tidak berfungsi dengan baik, ia tidak menyumbang kepada kejayaan KPKKW di mata khalayak ramai,” katanya.
Kita mesti ingat, walau setinggi mana kejayaan sesebuah agensi yang tuan-tuan terajui, sedangkan agensi-agensi lain tidak berfungsi dengan baik, ia tidak menyumbang kepada kejayaan KPKKW di mata khalayak ramai,” katanya.
Mesyuarat bersurai
Keadaan dalam bilik mesyuarat ketika itu tenang. Pegawai-pegawai mula berani merenung ke arahnya dan mengamati dengan teliti arahan dan panduan daripada Pengerusi dan ada yang menganggukkan kepala. Sedang pegawai-pegawai masih tertunggu-tunggu untuk mendengar arahan dan panduan lain daripada Pengerusi, dia mengemas kertas-kertas di hadapannya, memasukkan ke dalam fail dan menutupnya.
“Mesyuarat bersurai. Kita akan sambung minggu depan,” katanya menamatkan mesyuarat.
